Microsoft no deja de incursar en la tecnología en la nube y las aplicaciones en la nube. De manera que se ha preocupado por añadir características para estas tecnologías asociándola con Office. Una de estas características es Microsoft Flow, un sistema que se basa en activadores para crear flujos de trabajo automatizado. Pero, ¿para qué sirve esta característica?, ¿qué hace en realidad y cómo se usa? Aquí te diremos todo lo que necesitas saber sobre esta nueva característica de Microsoft para las herramientas Office.
¿Qué es Microsoft Flow?
Flow es una manera en la que Microsoft trata de proporcionar automatización para alertas, notificaciones, recopilación de datos y comunicación. Esto permitiría pasar menos tiempo en una aburrida pero necesaria tarea de administración. Pero al mismo tiempo podrías invertir ese tiempo en cosas más productivas.
Microsoft Flow permite crear “flujos” (flujos de trabajo) basados en eventos de activación “triggers”. Por ejemplo, puedes crear un Flow que se encargue de descargar las respuestas a un cuestionario de Microsoft Forms a Dropbox cada cierto tiempo. Pero también puedes crear un Flow que publique un mensaje en un canal de Slack si tienes problemas con una compilación Visual Studio.
¿Para quién está dirigido Flow?
Cualquier persona puede usar Flow si se registra para conseguir una cuenta gratis de Microsoft. Quienes tengan una suscripción a Office 365 también pueden tener acceso a Flow, pero tendrán la misma funcionalidad que quienes utilizan una cuenta gratuita.
Flow viene en versiones comerciales de Dynamics 365 y Office 365, pero tienen diferentes suscripciones para diferentes versiones que se diferencian entre cuentas gratuitas y pagas. En la web de Microsoft puedes consultar los planes de Flow.
Pero si no estás seguro entre contratar un plan pago o uno gratuito. La buena noticia es que puedes optar por una prueba gratuita de 90 días en uno de los planes de paga. Lo que debería ser suficiente tiempo para considerar si vale la pena o no la inversión.
¿Qué puedo hacer con Flow?
Flow es un intento por Microsoft de eliminar las aburridas tareas que un ordenador podría hacer por ti. Por ejemplo, algo tan sencillo recibir una alerta por correo electrónico cuando alguien ha modificado un archivo en Dropbox. O incluso tareas más complejas, como un flujo de trabajo de varios pasos que incluyen aprobaciones, alertas y notificaciones que son basados en un análisis de datos en tiempo real.
En este sentido, puedes con mucha facilidad crear tres tipos de Flow. La verdad se trata de una herramienta muy intuitiva, y son los siguientes:
- Automatizado: es un Flow que se activa automáticamente por un evento. Por ejemplo, cuando llega un correo electrónico u ocurre alguna modificación en un archivo.
- Botón: este tipo de Flow es activado de forma manual por el usuario mediante un botón.
- Programado: este Flow se ejecuta a una hora configurada por el usuario. Bien sea una sola vez o de forma recurrente.
Por otro lado, las empresas que opten por un plan de pago también tienen acceso a Flows relacionados con los negocios. Estos son un poco más complejos, pero guían al usuario a través de pasos para la entrada de datos, además de los Flows que se pueden activar basados en los datos.
¿Cómo podemos usar Microsoft Flow?
Quizás creas que es difícil pensar en que podrías usar esta herramienta. Pero Microsoft ha facilitado muchas plantillas que puedes seleccionar. Algunas están diseñadas para ciertos escenarios, como ventas, productividad, desarrollo de software, etc. Pero también provee conectores, que son un enlace entre una aplicación y el Flow creado.
Existen conectores para muchas aplicaciones, incluyendo las de Microsoft con interfaz SAAS (incluida GitHub). Pero también con conectores para Dropbox, MailChimp, Gmail, Slack, Twitter, Jira, BaseCamp y más. Sin embargo, algunos podrían estar solo disponibles para usuarios Premium (plan de pago).
Sin embargo, la gran mayoría son servicios empresariales como Salesforce y BitBucket, que probablemente no necesitarás para uso personal. Por otro lado, también cuenta con conectores para protocolos como RSS y FTP. En total, Microsoft Flow cuenta con 323 aplicaciones y protocolos, pero también puedes desarrollar el tuyo si necesitas uno en especial.
