¿Qué es el sistema de cinco carpetas?

El correo electrónico es un sistema de mensajería sumamente útil y uno de los más utilizados en la actualidad para enviar notificaciones, documentos y todo tipo de archivos a contactos, conocidos y socios. Sin embargo su uso suele ser desordenado y todo un caos en la mayoría de los usuarios, ya que no cuentan con un sistema optimizado para almacenar correos importantes, correos basura (spam) y todo tipo de información que llega a las bandejas de entrada de las cuentas de correo.

Es por ello que en esta ocasión les vamos a presentar un sistema de organización conocido como cinco carpetas, que te permitirá sacar el mayor provecho posible de tu cuenta de correo electrónico.

Sistema de Cinco carpetas

Sistema de cinco carpetas.

Sistema de cinco carpetas. Imagen de: Ian Munroe. Bajo licencia: CC BY 2.0.

El sistema de cinco carpetas es una propuesta organizativa, que deja de lado el concepto tradicional de clasificar los correos que llegan a nuestra bandeja de entrada por temática. Al contrario nos invita a organizar los correos electrónicos por fecha de vencimiento o lo que comúnmente se conoce en la internet como deadline.

Esto se debe a que según sus creadores un correo electrónico puede ser incluido en varias temáticas, afectando de manera notoria el algoritmo de organización, lo que indudablemente puede llevar al correo a perderse entre tantas opciones y llegar a parar al fondo de la bandeja de entrada e incluso que no podamos verlo nunca.

Es por esta razón que se debe organizar la bandeja de entrada en sólo cinco carpetas que contendrán todos los correos y que te permitirá acceder rápidamente y de manera oportuna a cada uno de ellos, utilizando para ello una línea de tiempo.

¿Cuáles son las cinco carpetas?

  • Bandeja de entrada: Esta será la carpeta principal y debe contener sólamente los últimos correos que llegan a nuestra cuenta. Los correos no deben durar mucho tiempo acá a menos que sean los de respuesta inmediata.
  • Hoy: Esta carpeta albergará a los correos electrónicos que deben ser respondidos el mismo día o jornada laboral.
  • Esta semana: Como su nombre lo indica en esta carpeta se deben colocar los correos electrónicos, que requieren una respuesta no tan inmediata y que pueden esperar un plazo de hasta una semana.
  • Este mes: Quizás la carpeta más grande o ajustada, ya que acá se deben colocar los mensajes que requieren de una respuesta larga dentro de nuestra jornada laboral mensual o un mes de nuestras vidas personales. De modo que no requieren respuesta inmediata y se pueden revisar con calma.
  • FYI: Esta es una carpeta muy importante, ya que debe albergar todos aquellos correos electrónicos considerados de importancia para usted, ya que contienen datos vitales o que puedas utilizar en cualquier momento.

De eso se trata el sistema de cinco carpetas, que muchos han conocido y empezado a usar por su eficiencia.